In der Regel besteht das Gremium aus dem Pfarrer oder dem leitenden Geistlichen der Kirchengemeinde und den von den wahlberechtigten Gemeindemitgliedern gewählten Frauen und Männern. Im Rahmen des gesetzlichen Auftrages zur Vermögensverwaltung besteht seine Aufgabe – neben der Aufstellung des Haushaltsplans und der Verabschiedung der Jahresrechnung – insbesondere in der aktiven Mitsorge und Mitarbeit für die Einrichtungen der Gemeinde (z. B. Kirche, Kindergarten, Pfarrheim oder Friedhof) sowie der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Teilweise kommt auch die Mitarbeit in den Gremien des Pastoralverbundes hinzu, dem die Kirchengemeinde angehört. Von zunehmender Bedeutung für die Arbeit des Kirchenvorstands ist außerdem die Entlastung des Pfarrers von Verwaltungsaufgaben.
Wichtig: Zum 1. November 2024 trat für alle nordrhein-westfälischen (Erz-) Diözesen und damit auch für das Erzbistum Paderborn ein neues Kirchenvorstandsrecht in Kraft. Das bis dahin gültige Recht stammte aus dem Jahr 1924 und wurde den heutigen Anforderungen an das Gremium nicht mehr gerecht. Durch das neue „Kirchliche Vermögensverwaltungsgesetz“ (KVVG) verkürzt sich zum Beispiel die Amtszeit eines Kirchenvorstands von sechs auf vier Jahren. Außerdem ermöglicht es eine Online-Wahl, was bei der kommenden Wahl im November 2025 gleich Anwendung findet.